L’histoire de la MHC : Accélérer la mise en œuvre des bonnes pratiques grâce à l’amélioration de la macro-ergonomie organisationnelle

Bommy Hong Mershon, MD, Philip E. Greilich, MD, MSc
Summary: 

Dans le secteur de la santé, l’évolution et le maintien du changement sont des domaines complexes, qui nécessitent généralement la conjugaison des efforts de plusieurs disciplines à des niveaux multiples. Certains des efforts les plus réussis ont utilisé « l’apprentissage collaboratif » pour se concentrer sur une priorité spécifique de la sécurité des patients sur une période prolongée. Ce type de macro-ergonomie organisationnelle permet d’associer des experts du contexte (cliniciens), des experts en la matière (par ex. facteurs humains, science de la mise en œuvre, ingénierie des systèmes, technologie de l’information) et les organisations qui font la promotion de la sécurité des patients. La Multi-Center Handoff Collaborative (MHC) périopératoire est un programme national d’apprentissage collaboratif, dont l’objectif principal est de créer des solutions pragmatiques, évolutives et durables, qui amélioreront l’efficacité et l’efficience des transmissions et de la transition des soins pour les cliniciens, les patients et leur famille. Un résultat tangible et significatif du modèle de partenariat collaboratif du MHC dans le secteur (c.-à-d. un fournisseur de dossiers médicaux électroniques) a été la conception couronnée de succès d’un outil de transmission pendant l’opération, qui a été intégré au système des dossiers médicaux électroniques et mis à la disposition de tous les utilisateurs à l’échelle nationale, dans un délai de 18 mois.

Le point de la Multi-Center Handoff Collaborative (Collaboration multi-centres sur la transmission, MHC) périopératoire

Dans le secteur de la santé, l’évolution et le maintien du changement sont des domaines complexes, qui nécessitent généralement de conjuguer les efforts de plusieurs disciplines à des niveaux multiples. Les exemples comprennent l’utilisation d’une conception participative, afin d’adapter une bonne pratique à une unité clinique donnée, en formant des équipes d’orientation afin de transformer des efforts couronnés de succès au niveau d’une unité à l’échelle d’un hôpital ou d’un système de santé, et la promotion de la dissémination générale de stratégies efficaces de mise en œuvre par des sociétés médicales, de grands regroupements de médecins, des organes de réglementation et de subventionnement. Certains des efforts les plus réussis à ce jour ont utilisé « l’apprentissage collaboratif » pour se concentrer sur une priorité spécifique de la sécurité des patients sur une période prolongée. Ce type de macro-ergonomie organisationnelle permet d’associer des experts du contexte (cliniciens), des experts en la matière (par ex. facteurs humains, science de la mise en œuvre, ingénierie des systèmes, technologie de l’information) et les organisations qui font la promotion de la sécurité des patients. Le projet Michigan Keystone (pour les voies centrales)1 et le programme Safe Surgery en Caroline du Sud (pour les checklists chirurgicales)2 en sont deux exemples, mais d’autres continuent d’apparaître.

La Multi-Center Handoff Collaborative (MHC) périopératoire est un programme national d’apprentissage collaboratif, dont l’objectif principal est de créer des pratiques pragmatiques, évolutives et durables, qui amélioreront l’efficacité et l’efficience des transmissions et de la transition des soins pour les cliniciens, les patients et leur famille. Il a été constitué en 2015 par un groupe d’anesthésistes universitaires qui dirigeaient des études pilotes dans leurs établissements respectifs. Un partenariat avec l’Anesthesia Patient Safety Foundation (APSF) a conduit à la planification et l’organisation de la première Conférence de consensus de Stoelting sur les transmissions périopératoires en 2017. Cette conférence interprofessionnelle d’experts en sécurité des patients a permis d’obtenir un fort consensus dans le cadre de 50 recommandations3, représentant la base de la formation du groupe de travail initial du MHC sur l’éducation, la mise en œuvre et la recherche. La relation de collaboration a été consolidée lorsque l’APSF a parrainé la MHC comme groupe d’intérêt spécial (SIG) pour faire la promotion des transmissions et des transitions de soins, l’une de ses priorités en matière de sécurité des patients (n°7 Transmissions et transitions des soins).4 Ce soutien a permis le lancement du site Internet de la MHC (www.handoffs.org), qui a pour but d’accroître la visibilité et d’établir des liens entre ses membres et d’autres sociétés médicales, le secteur, des groupes médicaux, des assureurs et des organes de réglementation.

En tant qu’organisation interdisciplinaire, la MHC s’efforce d’accélérer le développement de solutions évolutives pour les transmissions par l’expérimentation et l’expansion réfléchie de ses partenariats collaboratifs. Bien qu’elle compte désormais parmi ses membres un « groupe d’experts » interdisciplinaire conséquent, qui représente plus de 20 centres médicaux universitaires aux États-Unis, des partenariats stratégiques seront nécessaires pour générer des produits de recherche (bourses, manuscrits), une éducation à plusieurs niveaux (programme) et la mise en œuvre (outils, stratégies) pour le secteur privé et le secteur public. Un exemple est le partenariat collaboratif créé en 2018 avec Epic, le fournisseur de dossiers médicaux électroniques (EMR) pour plus de la moitié des établissements dispensant des anesthésies aux États-Unis. Sur la base d’un nombre croissant de preuves d’une relation établie entre plusieurs transmissions d’une part et la morbidité et la mortalité d’autre part,5-7 le groupe de travail de la mise en œuvre de la MHC a commencé à travailler avec une équipe de l’Epic Foundation sur la conception d’une plateforme permettant d’améliorer le processus de transmission peropératoire en anesthésie. Nous décrivons ici le processus et les résultats de cette collaboration.

Après la formation officielle de la MHC, notre groupe de travail EMR s’est réuni pour la première fois en décembre 2017. Les membres principaux étaient l’équipe Epic (Felix Lin, Adam Marsh et Spencer Small), ainsi que des anesthésistes de différents établissements : Philip Greilich, MD (UT Southwestern, président fondateur de la MHC), Aalok Agarwala, MD (Massachusetts General, membre du comité directeur de la MHC), Patrick Guffey, MD (Hôpital pour enfants du Colorado, Comité directeur d’Epic), Guy De-Lisle Dear, MD (Duke), Trent Bryson, MD (UT Southwestern) et Bommy Hong Mershon, MD (Johns Hopkins). Au cours des deux années qui ont suivi, nous nous sommes réunis une fois par mois, et des nouveaux membres nous ont rejoints tout au long de cette période. Notre groupe de travail avait pour objectif de concevoir un outil de transmission peropératoire dans Epic, grâce à ce partenariat collaboratif.

Au départ, nous avons comparé les outils de transmission peropératoire de chaque établissement dans Epic : ce qui fonctionnait bien, ce qu’il fallait améliorer et les limites auxquelles se confrontaient les programmateurs locaux d’Epic. Dirigés par Felix Lin (Epic), nous avons mené un sondage auprès des cliniciens de notre groupe afin de déterminer les éléments critiques et nécessaires d’un outil de transmission peropératoire. En s’appuyant sur ces informations, notre approche de la conception consistait à réduire le désordre, à rationaliser les éléments d’information les plus essentiels à une transmission peropératoire et à minimiser les « clics » et les « défilements » qui étaient trop nombreux lors de la navigation dans un dossier peropératoire dans Epic. Il était également important d’intégrer des documents obligatoires, tels que la grille des horaires du personnel au moment de la transmission. Nous avons appliqué des principes d’amélioration de la qualité pour la normalisation des éléments d’information critiques8,9 et intégré ces directives au flux de travail, afin qu’il soit accessible et facile d’emploi. Cependant, les établissements pouvaient personnaliser les points de données spécifiques affichés dans les différents éléments d’informations critiques normalisés, en fonction de leur flux de travail personnel et de leurs préférences dans un processus considéré comme « l’adaptation de travaux standard à des clients individuels ».10

Figure 1 : Première version de l’outil de transmission peropératoire (reproduite avec l’autorisation de ©2020 Epic Systems Corporation) dans le dossier peropératoire Epic.

Figure 1 : Première version de l’outil de transmission peropératoire (reproduite avec l’autorisation de ©2020 Epic Systems Corporation) dans le dossier peropératoire Epic.

Nous avons également reconnu qu’une bonne communication de transmission n’est pas simplement une question de transfert d’informations. Le facteur le plus important de la réussite des transmissions est une communication interactive, soutenue par la théorie de la charge cognitive de la mémoire de travail.11 Nous étions unanimes pour ajouter un champ de texte statique visant à encourager l’équipe descendante et l’équipe montante à communiquer.

En août 2019, 18 mois après la formation de ce partenariat collaboratif, Epic a pu lancer la première version officielle (Figure 1) de l’outil de transmission. La dernière version (Figure 2), diffusée en février 2020, contient des informations supplémentaires. Cet outil de transmission a été distribué à plus de 50 % de l’ensemble des clients Epic pendant ce court laps de temps.

En raison des limites liées à la programmation et à l’évaluation interne d’Epic, ces versions ne comprennent pas tous les éléments que notre groupe avait initialement conçus et demandés. Les développeurs ont décidé de se concentrer sur la création d’un outil qui permettait d’accéder aux éléments disponibles dans le format le plus convivial possible pour faciliter l’adoption par un plus grand nombre d’établissements. Notre groupe poursuit ses travaux avec Epic pour continuer à perfectionner cet outil et développer un ensemble d’exigences pour les utilisateurs, qui pourrait être adopté par d’autres fournisseurs EMR.

À l’avenir, nous nous fixons les objectifs suivants : 1) améliorer la fonctionnalité de la version mobile d’Epic, ou Haiku, de manière à ce que l’affichage du dossier d’un patient soit plus centré sur le clinicien et permette son utilisation pour les transmissions et 2) se concentrer sur les transmissions du bloc opératoire à l’unité de soins post-anesthésie et du bloc opératoire aux unités de soins intensifs (USI). D’autres projets comprennent l’amélioration des transmissions à d’autres environnement périopératoires, tels que l’USI, les urgences, les transmissions de l’étage au bloc opératoire.

Une approche par des partenariats collaboratifs sera très bénéfique aux processus de santé complexes, tels que les transmissions. La conception, la mise en œuvre et la diffusion des directives, des bonnes pratiques et des outils peuvent être plus efficaces et effectives et par conséquent, contribuer à améliorer les soins au niveau national. Une conférence nationale, financée par l’Agency for Healthcare, Quality and Research (AHRQ), devrait se réunir en 2021 pour rassembler les principaux partenaires, dans le but de planifier des solutions évolutives pour l’enseignement, la mise en œuvre et la recherche des bonnes pratiques dans le cadre des transmissions périopératoires et des transferts de soins.

Figure 2 : Version actuelle de l’outil de transmission (reproduite avec l’autorisation de ©2020 Epic Systems Corporation) dans le dossier peropératoire Epic. Dans le dossier peropératoire Epic réel, l’encadré s’affiche sous la forme d’une colonne verticale continue qui peut être consultée en la faisant défiler vers le haut et vers le bas.

Figure 2 : Version actuelle de l’outil de transmission (reproduite avec l’autorisation de ©2020 Epic Systems Corporation) dans le dossier peropératoire Epic. Dans le dossier peropératoire Epic réel, l’encadré s’affiche sous la forme d’une colonne verticale continue qui peut être consultée en la faisant défiler vers le haut et vers le bas.

 

Bommy Hong Mershon, MD, est professeur-assistant au Département d’anesthésiologie et médecine de réanimation de Johns Hopkins, Baltimore, MD.

Philip E. Greilich, MD, MSc, est professeur au Département d’anesthésiologie et gestion de la douleur du Centre médical Southwestern de l’Université du Texas, Dallas, TX.


Les auteurs ne signalent aucun conflit d’intérêts.


Documents de référence

  1. Reames BN, Krell RW, Campbell DA, et al. A checklist-based intervention to improve surgical outcomes in Michigan. JAMA Surg. Published online 2015. doi:10.1001/jamasurg.2014.2873 Accessed January 11, 2021.
  2. Donahue B. In South Carolina, proof that surgical safety checklist really works. Outpatient Surgery Magazine. http://www.outpatientsurgery.net/newsletter/eweekly/2017/04/18/in-south-carolina-proof-that-surgical-safety-checklist-really-works#:~:text=At the heart of Safe,incision of the skin (%22time Accessed July 21, 2020.
  3. Agarwala AV, Lane-Fall MB, Greilich PE, et al. Consensus recommendations for the conduct, training, implementation, and research of perioperative handoffs. Anesth Analg. Published online 2019. doi:10.1213/ANE.0000000000004118 Accessed January 11, 2021.
  4. APSF’s Perioperative Patient Safety Priorities. apsf.org. Published 2018. https://dev2.apsf.org/patient-safety-initiatives/ Accessed November 12, 2020.
  5. Hyder JA, Bohman JK, Kor DJ, et al. Anesthesia care transitions and risk of postoperative complications. Anesth Analg. Published online 2016. doi:10.1213/ANE.0000000000000692 Accessed December 21, 2020.
  6. Jones PM, Cherry RA, Allen BN, et al. Association between handover of anesthesia care and adverse postoperative outcomes among patients undergoing major surgery. JAMA. Published online 2018. doi:10.1001/jama.2017.20040 Accessed December 21, 2020.
  7. Saager L, Hesler BD, You J, et al. Intraoperative transitions of anesthesia care and postoperative adverse outcomes. Anesthesiology. Published online 2014. doi:10.1097/ALN.0000000000000401 Accessed December 21, 2020.
  8. Rozich JD, Howard RJ, Justeson JM, et al. Standardization as a mechanism to improve safety in health care. Jt Comm J Qual Saf. Published online 2004. doi:10.1016/S1549-3741(04)30001-8 Accessed December 21, 2020.
  9. Quisenberry E. How does standard work lead to better patient safety. https://www.virginiamasoninstitute.org/how-does-standard-work-lead-to-better-patient-safety/ Accessed December 21, 2020.
  10. Goitein L, James B. Standardized best practices and individual craft-based medicine: a conversation about quality. JAMA Intern Med. Published online 2016. doi:10.1001/jamainternmed.2016.1641 Accessed December 21, 2020.
  11. Young JQ, Wachter RM, Ten Cate O, et al. Advancing the next generation of handover research and practice with cognitive load theory. BMJ Qual Saf. Published online 2016. doi:10.1136/bmjqs-2015-004181 Accessed December 21, 2020.